Les étapes de préparation de la rentrée pour les AGÉ

1. Récupérer une extraction de la base élève ...

   … au format tableur, contenant les informations suivantes :
   Prénom, Nom, Date de naissance, Division (année N), Division (année N-1) et Doublement.

   • les ancien élèves (de 3^ème principalement, mais pas exclusivement à cause des déménagements) qui ont quitté définitivement le collège devront avoir leur compte du domaine de l’établissement supprimé dans un délai d’un mois environ, le temps de les en avertir par un courriel de masse afin qu’ils puissent procéder, s’ils le souhaitent, à une sauvegarde de leurs données préalable à la suppression de leur compte.
   • les nouveaux élèves (6^ème principalement, mais pas uniquement …) devront donc passer par la phase de préparation à la création des comptes, avec l’épuration des espaces et apostrophes (remplacés par « _ ») de leurs nom et prénom, remplacement des caractères accentués (é,è,ê,ë,ï,î,û,ü,ç,Ï,Î…) par leur équivalent non-accentué, conversion en minuscule et finalement concaténation sur le modèle « prenom.nom@clgcousteau.fr »  grâce à une fonction du type :
     =CONCATENER(MINUSCULE(réf_cellule_prenom);".";MINUSCULE(réf_cellule_nom);"@clgcousteau.fr")
     Tester la validité des adresses de courriel générées avec la fonction Google Sheets ISEMAIL(ref_cellule), étape très importante pour que la future création multiple de comptes se déroule sans encombre. On rappellera que le mot de passe par défaut (pour les élèves ne l’ayant pas déjà changé) est la date de naissance de l’utilisateur, au format jjmmaaaa, pour raison d’uniformité avec leur compte de connexion au serveur SCRIBE du collège.
2. Vider manuellement toutes les listes de diffusion (Groupe) créées l'année N-1 de leur membres ...

   … elles seront repeuplées après avoir réalisé la bascule des UO.
3. Créer, si elle n'existe pas déjà, une Unité Organisationnelle (UO) du type anciens élèves et y basculer les élèves qui ont quitté le collège ...

   …principalement les 3^ème mais aussi ceux ayant déménagé (dont on se rendra compte plus tard). Pour cela, filtrer dans le fichier tableur les élèves dont la division (N-1) était « 3_X » et dont Doublement est « OUI » : ce sont les élèves qu’il faudra conserver, et éventuellement changer leur UO si la référence de classe n’est pas la même que l’année précédente. Tous les autres élèves de 3^ème peuvent être sélectionnés et déplacés.
   A ce stade, créer aussi les UO des nouvelles divisions si nécessaire. En effet, en fonction de la DHG pour l’année en cours, il est possible que des classes aient été créées. Si des divisions ont été fermées, il faudra supprimer celles qui ont disparu.
   Au collège, les UO ont été créées selon une arborescence avec des s-UO, pour une gestion plus fine des droits, par niveau et/ou division particulières.
4. Créer un Groupe de niveau d'accès Limité, nommé anciens élèves en mode liste de diffusion.

   Dans les paramètres du groupe, penser à cocher de répertorier ce groupe dans l’annuaire du domaine: Groupes>anciens élèves>Paramètres d'accès puis informations->annuaire pour faciliter ensuite la diffusion d’un message d’information.
   Bien sur, ne pas oublier de basculer les membres de l’UO anciens élèves dans ce Groupe.
5. Monter les élèves non redoublant de division, classe par classe ...

   … en commençant par le niveau 4^ème, puis 5^ème, puis 6^ème. Chaque élève restant dans une division après avoir déplacé tous les élèves renseignés dans le fichier tableur est en fait un élève ayant quitté l’établissement (déménagement, conseil de discipline …). Si des élèves n’apparaissent pas dans la division sur laquelle on travaille, c’est qu’il s’agit soit d’un nouvel élève (déménagement, conseil de discipline …), soit d’un oubli d’intégration lors de l’arrivée de l’élève au cours de l’année précédente et il faudra donc créer son compte (autant le faire manuellement et « à la volé » s’il ne s’agit que d’un ou deux comptes dans chaque classe).
6. Vérifier la conformité des classes une fois qu'un niveau (4ème, 5ème, 6ème) est monté ...

   …pour s’assurer d’aucun oubli ou erreur, et ne pas répercuter ensuite ces erreurs à l’étape suivante.
7. Peupler les listes de diffusions (Groupe)...

   … après chaque validation de la structure d’une division au niveau d’une UO. Attention, on ne peut insérer que 25 comptes à la fois via l’outil d’administration … quand on dispose des classes de 29~30 élèves, il faut donc faire plusieurs opérations, ce qui est très fastidieux pour les grandes UO, comme celle des anciens élèves. Une méthode existe en générant, à partir de l’interface d’administration, un fichier contenant les adresses de courriel de l’ensemble des membres d’une UO. Ensuite, depuis la page Google Groupe, on peut importer plus de 25 utilisateurs en remplissant un champ de l’ensemble des adresses de courriel séparées par une virgule. Quoi qu’il en soit cela reste assez long. ..
8. Créer les nouveaux comptes des élèves de 6^ème, classe par classe...

   …en exportant un fichier par division au format .csv : CSV pour Comma Separated Values, c’est-à-dire valeurs séparées par des virgules, le tout en UTF-8 pour un support des caractères accentués des nom et prénom des élèves. Ce fichier contiendra l’ensemble des renseignements nécessaires à la création des comptes, grâce à une ligne d’en-tête puis une ligne par élève de la division, chaque champ séparé par une virgule, comme ci-dessous :
   

   First Name,Last Name,Email Adress,Password
Prénom, Nom_de_famille,prenom.nom_de_famille@clgcousteau.fr,jjmmaaaa
........,......,......,......


9. Peupler les listes de diffusions pour les 6^ème ...

   … long et fastidieux, mais permet d’avoir une structure de communication performante.
10. Envoyer un courriel d'information aux anciens élèves ...

     … les informant de la future suppression de leur compte, même si très peu d’élève va réellement effectuer une sauvegarde de ses fichiers. Bien informer que la suppression du compte s’accompagnera de la suppression de l’ensemble des données des Google Apps qui y sont liées (Drive, Google+ …).

Pour l’ensemble de ces opérations, il faut bien compter une bonne journée de travail d’un minimum de 7 à 8 heures.

A titre d’illustration, lors de la bascule pour la rentrée 2016, 228 comptes (sur 837) seront cloturés, 537 comptes ont changé d’Unité Organisationnelle et 217 ont été nouvellement créés …